03 化學品全過程信息化平臺管理。
3.1信息化平臺的頂層架構設計
化(hua)學品管理(li)需要通(tong)過(guo)頂層規(gui)劃設計(將涉(she)及的風險控制(zhi)關(guan)鍵環節嵌入整(zheng)個管理(li)流(liu)程(cheng)中),具體應該(gai)具有(you)以(yi)下功能:
① 化(hua)(hua)學品(pin)管(guan)(guan)理(li)平臺需集供貨商管(guan)(guan)理(li)、化(hua)(hua)學品(pin)采購(gou)、審批、庫(ku)房管(guan)(guan)理(li)、存量管(guan)(guan)理(li)、廢棄物(wu)處(chu)置、統一(yi)結(jie)算、資料查詢、化(hua)(hua)學品(pin)安(an)全(quan)培訓于一(yi)體(ti)全(quan)過(guo)程(cheng)管(guan)(guan)理(li),具(ju)有數(shu)據實時準確、對用(yong)戶(hu)透明、流程(cheng)規范、全(quan)程(cheng)可(ke)追溯(su)等特點。
② 平臺建設(she)與運行的指導思想是方便客(ke)戶,寓管理于服務,以服務促(cu)管理。
③ 建設目標與運行(xing)模式(shi)。平臺建設依托(tuo)互聯(lian)網(wang),采(cai)取軟(ruan)件+硬(ying)件+支撐保障的模式(shi),實現對化學(xue)(xue)品(pin)進行(xing)全程(cheng)管理,抓(zhua)源頭、管過程(cheng)、控(kong)末(mo)端,有(you)效(xiao)調節化學(xue)(xue)品(pin)種類和(he)數量(liang)(liang),降低實驗室存量(liang)(liang),通過提高服務(wu)質量(liang)(liang)促進管理水平,防(fang)范風險。
3.2底層支撐數據庫
化(hua)學品安全管(guan)理涉及 人、機(ji)、物、法、環等各(ge)方(fang)面的信息(xi)資料(liao),難以用傳統方(fang)式(shi)有(you)效管(guan)理,需(xu)要利用新技術、信息(xi)化(hua)手段實現(xian),整(zheng)合各(ge)個信息(xi)孤島,構建(jian)完整(zheng)的數(shu)據鏈,建(jian)設相關標準數(shu)據庫支撐,應包括:
3.3流程中設置關鍵環節風險控制
? 平臺建立化學品(pin)檢索(suo)、采購、審核、運(yun)輸、驗收、儲存、處置全(quan)過程閉環管(guan)(guan)理(li),關鍵(jian)環節控(kong)制,通過抓源頭—控(kong)過程—管(guan)(guan)末端的管(guan)(guan)理(li)理(li)念指(zhi)導化學品(pin)管(guan)(guan)理(li)平臺建設。
? 實施供貨商源頭把控:實驗室所需的化學品來自供貨商,需要對供貨商資質進行審核和有效期管理,與經營的產品關聯,未經批準,無法在系統上架,有效期失效后自動下架,同時設置供貨商的準入、關停和退出機制,可以有效對化學品產品從源頭管理,確保產品質量,防范影響實驗甚至安全事故發生;同時可以有效監督和管理供貨商。
? 精準的檢索方式:在通用性的檢索方式的基礎上,嵌入特有的化學品專業化檢索功能(結構式搜索、CASNO、MDL、中英文品名、貨號、縮寫詞搜索等)通過檢索條件與底層數據庫進行驗證,確保檢索結果清晰,滿足用戶需求的同時,同時將法律法規規范要求清晰展示,有效防范“誤購”等違規事故發生。
? 檢索根據客戶習慣(庫存、價格、規格、品牌等),提高檢索效率和精度,合理安排采購和實驗,節省實驗人員精力,將更重要的精力投入到科研中。
? 分級授權、責任分解,權責對等:實驗室安全管理涉及環節眾多,利用信息手段,梳理相關環節,合理、科學設置關鍵環節把控,實現責任分解,明確各級各類的權限和責任,權責相對應,全過程可追溯。結合各用戶單位的實際情況支持按不同訂單金額的審批、危險化學品及各種管控化學品審批。
? 嵌入化學品安全使用知識,方便查詢危險化學品MSDS、SPEC信息,為師生危化品操作保駕護航。
? 訂(ding)單進度一(yi)目了然,合理安(an)排實驗(yan)。
此外(wai),近(jin)些年(nian),國家一直在強調深化科(ke)技領域“放管(guan)服”改革,按(an)照能放盡放的要求(qiu)賦予科(ke)研人(ren)員更大的人(ren)財物自主支配(pei)權。
? 通過二維碼實現化學品收驗貨,確保訂單實際發生,貨物與訂單相符,既可以降低安全風險,也有助于廉潔從業風險防控。
? 根據庫房、實驗室具體情況,基于化學品禁忌物混存要求,科學規范存放化學品,包含: 整體安全防護設計、庫區設計、貨架設計、庫位設計以及貨物分層擺放規則、庫位編碼規則;方便庫房及實驗室人員日常安全存放和管理;降低管理強度,防范安全風險。? 訂單實現自動計入臺賬,通過二維碼實現使用臺賬、出入庫等管理;快捷方便準確,方便實驗人員日常操作,節省精力和時間。
? 末端處置:通過在線發起危險廢物回收申請,引入廢液回收桶二維碼掃描,實現從廢液回收數據庫追溯來源;可以有效監督和管理實驗廢棄物的回收,對于不符合要求的,可以追溯來源,及時督促整改,降低風險。
? 采購金額凍結、對賬、結算、歸集支付,既可以方便科研人員,減少付款、報銷等瑣事,也可以極大降低財務人員的工作量;同時,供貨商可以定期及時回款,降低供貨商資金成本,可以讓利給用戶、降低商品價格,實現雙贏。
? 數據分析統計功能,管理人員、實驗室負責人、具體使用人員可以根據需要進行統計、查詢、分析,避免采購浪費、人員流動造成遺留問題,實現化學品底數清;不僅方便實驗室的日常管理,同時學校職能部門、政府相關部門在日常檢查和管理中,一目了然。
04 實施成效。
化學品全過程信息化管理平臺通過軟件結合硬件、支撐保障模式,實現從化學品審批、采購、運輸、儲存、使用和處置的全過程可追溯管理。在具體使用中真正實現了:
1. 通(tong)過設立(li)化學(xue)品(pin)(pin)商城,審核供(gong)(gong)貨(huo)(huo)商資質,一方(fang)面(mian)可以(yi)遴選優(you)質供(gong)(gong)貨(huo)(huo)商入(ru)圍(wei),確(que)保產品(pin)(pin)質量;同時,可以(yi)與(yu)供(gong)(gong)貨(huo)(huo)商談(tan)判(pan),形成批量談(tan)判(pan)優(you)勢,獲取更優(you)惠的(de)價格(ge);另一方(fang)面(mian)匯(hui)集(ji)實(shi)驗需要(yao)的(de)各個品(pin)(pin)牌以(yi)及相(xiang)應的(de)化學(xue)品(pin)(pin),減(jian)輕用戶查詢精力;
2. 系統甄別(bie)化學品,可以實現自(zi)動甄別(bie)化學品類別(bie)、管控要求、MSDS,將審(shen)批流程(cheng)嵌入(ru),基于實驗室存量、使用頻次、使用用途等信息,給與審(shen)批人員審(shen)批依據,利用互聯網(wang)實現隨時隨地快速審(shen)批;
3. 通過采購金額凍結(jie)、歸(gui)集支(zhi)付,既(ji)可以方便(bian)科研人員,減少付款、報(bao)銷等瑣事(shi),也可以極大降(jiang)低財務人員的工作量;同時(shi),供貨商可以定期及時(shi)回款,降(jiang)低供貨商資金成本,為降(jiang)低商品價(jia)格、讓利給用戶,實(shi)現(xian)雙贏(ying);
4. 利用信息化(hua)平(ping)臺實現了化(hua)學品采購、到(dao)貨驗收(shou)、使用、處置的全過程(cheng)信息記錄、可追溯(su),為有(you)效管理提供了抓手(shou),防范采購過程(cheng)的違規違紀問題(ti);
5. 通過(guo)權(quan)限設置,實現統計(ji)、查詢實驗室內的(de)臺賬(zhang)、存量等信(xin)息底數(shu)清晰(xi),根據需求和貨期合理(li)安(an)排采購(gou),有效降低實驗室化學品(pin)存量和危險(xian)廢物(wu)存量,避免浪費(fei),降低實驗室風險(xian);同時,實驗室空間非常寶(bao)貴,釋放出來的(de)空間,可以更好利用;
6. 以服(fu)務(wu)促(cu)管理,配合配送、回收等(deng)服(fu)務(wu),提升師生使(shi)用(yong)平臺的積(ji)極性,引(yin)導實(shi)驗人員良好的實(shi)驗行(xing)為,逐步引(yin)導用(yong)戶形(xing)成良好的采購(gou)行(xing)為,安(an)全使(shi)用(yong)、處(chu)置等(deng)實(shi)驗習慣;
7. 通過化(hua)學品全過程(cheng)管(guan)理,有(you)效(xiao)解決化(hua)學品管(guan)理的痛點、難點問(wen)題,在解決實驗室、供(gong)貨商、安(an)(an)全管(guan)理部(bu)門面臨的提高(gao)化(hua)學品管(guan)理水平(ping)和實驗室安(an)(an)全管(guan)理能力,為教學科研(yan)提供(gong)物(wu)質保障,為人才培(pei)養(yang)和科研(yan)工(gong)作提供(gong)良好支撐。
文章來源未來實驗室學苑
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